Mengenal Microsoft PowerPoint 2007

Mengenal Microsoft PowerPoint 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat pre-sentasi secara elektronik yang handal. Presentasi PowerPoint dapat terdiri dari teks, grafik, objek gambar, clipart, movie, suara, dan objek yang dibuat program lain. Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead, serta dapat dicetak untuk ukuran slide film. Apabila dibutuhkan, dapat dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung dalam presentasi, maka kita dapat mencetaknya seperti notes, handout, dan outline. Kita juga dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet.

Tampilan Ms. PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan versi sebelumnya. Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms. PowerPoint 2007 juga ada pada versi sebelumnya, tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan. Jika Anda telah menguasai Ms. PowerPoint sebelumnya, maka Anda akan lebih mudah untuk mempelajari kembali penggunaannya pada Ms. PowerPoint 2007.

A. Mengaktifkan Ms. PowerPoint

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan Ms. PowerPoint 2007 yang ada di komputer Anda. Pengaktifan Ms. PowerPoint 2007 ini bisa dilakukan dengan langkah berikut.

 

1.      Klik Start, pilih Program, pilih Microsoft Office, dan kemudian klik Power Point.

2.      Start Program Microsoft Office Micorosoft Office PowerPoint 2007. Posisi menu bisa saja tidak sama antara satu komputer dengan komputer lainnya.

3.      Jika Anda sudah membuat shortcut dan menempatkannya pada desktop, maka Anda dapat mengaktifkan Ms. PowerPoint 2007 dengan mengklik (double click) icon shortcut tersebut.

B. Lembar Kerja Ms. PowerPoint

Seperti telah disampaikan di atas, tampilan lembar kerja Ms. PowerPoint 2007 berbeda dengan Ms. PowerPoint sebelumnya (misalnya Ms. PowerPoint 2003), begitu juga dengan penggunaan istilahnya.

C. Fungsi dari Tools dalam Ms. PowerPoint 2007

Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms. PowerPoint 2007 dibandingkan versi sebelumnya, antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group).

1. Fungsi Utama Tombol Ms. Office (Ms. Office Button)

Microsoft Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File, antara lain New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, dan Send & Publish.

2. Quick Access Toolbar berisi shortcut untuk fungsi Save, Undo, and Repeat

Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan.

Jika kita mengaktifkan seluruh menu yang ada di pilihan Customize Quick Access Toolbar, maka shortcutnya akan aktif pada Quick Access Toolbar, seperti gambar berikut.

3. Ribbon Tabs

Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups. Ribbon tabs dalam Ms. PowerPoint 2007, antara lain Home, Insert, Design, Animations, Slide Show, Review, dan View.

a.         Ribbon Tab Home

 

pilih pada Ribbon Tab Home, kemudian akan muncul Ribbon yang terdiri dari beberapa tool group, antara lain Clipboard, Slides, Font, Paragraph, Drawing, dan Editing yang berfungsi untuk mengatur format slide dan isinya.

1)             Clipboard, terdapat tombol Copy, Paste, Cut, dan Format Painter.

2)             Slide, terdapat tombol Add Slide, Layout, Reset, dan Delete.

3)             Paragraph, terdapat tombol untuk mengatur perataan (Alignment), Bullet and Numbering, Line Spacing, dan beberapa tombol untuk mengatur Paragraph.

4)             Drawing, terdapat tombol Text Box, Austoshape, Arrange, Quick Styles, Shape Fill, Shape Outline, dan Shape Effects.

5)             Editing, terdiri dari tombol Find, Replace, dan Select

b.         Ribbon Tab Insert

Ribbon tab Insert terdiri dari beberapa tool group, antara lain:

1)             Tables, perintah untuk menambahkan tabel pada tampilan slide Anda.

2)             Illustrations, terdapat tombol-tombol yang dapat Anda gunakan untuk menyisipkan gambar, clipart, photo album, shapes, smartart, dan chart (grafik).

3)             Links, tombol-tombol pada tool group ini dapat digunakan untuk membuat link pada slide.

4)             Media Clips, untuk memperkaya tampilan slide Anda, maka Anda dapat menambahkan file sound (suara) atau movie (film).

c.          Ribbon Tab Design

Jika anda mengklik Ribbon tab Design, maka akan muncul Ribbon dengan beberapa tool group, antara lain Page Setup, Themes, dan Background yang berfungsi untuk mendesain slide Anda.

1)             Page Setup, terdapat tombol untuk mengatur orientasi dari slide, apakah Anda akan menggunakan orientasi portrait atau landscape.

2)             Themes, Anda dapat menggunakan pilihan desain yang sudah disiapkan oleh Ms. PowerPoint 2007 untuk slide Anda.

3)             Background, untuk memperindah slide yang Anda buat. Anda dapat menata latar belakang slide Anda dengan menggunakan menu pada toolgroup ini.

d.         Ribbon Tab Animations

Pada Ribbon Tab Animations, Anda dapat menambahkan berbagai macam bentuk animasi pada slide Anda. Terdapat 3 tool group yang dapat Anda gunakan, antara lain:

1)             Preview, tombol ini dipergunakan untuk melihat hasil dari ani-masi yang Anda berikan untuk slide Anda.

2)             Animations, Anda dapat memilih animasi bagi objek yang ada pada slide, terdiri dari Animate dan Custom Animations.

3)             Transition to This Slide, untuk memberikan slide pada perpindahan slide yang Anda buat.

e.         Ribbon Tab Slide Show

Ribbon Tab Slide Show terdiri dari beberapa tool group, antara lain:

1)             Start Slide Show, untuk menentukan dari mana slide Anda dijalankan, apakah dari awal (from beginning), dari slide yang sedang aktif (from current slide show), atau pilihan Anda sendiri (custom slide show).

2)             Set Up, pada tool group ini terdapat tombol yang dapat digunakan untuk menyembunyikan slide (hide slide), merekam narasi (record narration), dan menentukan urutan slide (rehearse timings) yang akan ditampilkan.

3)             Monitors, Anda dapat mengatur resolusi dari slide presentasi Anda pada tool group ini.

f.          Ribbon Tab Review

Terdapat tiga tool group pada Ribbon Tab ini, antara lain:

1)             Proofing, digunakan untuk melakukan pengecekan pada tata tulis yang Anda buat di slide.

2)             Comments, Anda dapat memberikan catatan pada slide yang Anda buat.

3)             Protect, Anda dapat menggunakannya untuk melindungi slide presentasi yang Anda buat.

g.         Ribbon Tab View

Tool group yang terdapat pada Ribbon Tab ini antara lain:

1)             Presentation Views, pada bagian ini Anda dapat melihat kese-luruhan dari slide yang telah Anda buat. Anda dapat melihatnya secara normal, slide sorter, notes page, dan slide show. Selain itu, Anda juga dapat membuat slide Master sesuai dengan desain yang Anda inginkan.

2)             Show/Hide, untuk membantu Anda dalam membuat slide presentasi, Anda dapat menampilkan penggaris (ruler) dan garis bantu (gridlines).

3)             Zoom, Anda dapat memperbesar ukuran slide yang Anda buat atau secara normal.

4)             Color/Grayscale, pada bagian ini Anda dapat menentukan apakah slide yang Anda buat berwarna (color) atau hitam putih (grayscale).

5)             Window, Anda dapat menata tampilan window PowerPoint apakah secara cascade, split, atau berpindah ke window lain.

4. Dialog Box Launcher

Apabila Anda meng-klik Dialog Box Launcher berupa panah kecil di sudut sebelah kanan bawah tools Group, maka akan terbuka Dialog Box yang mempunyai pilihan dan setting dari toolgroup tersebut.

D. Menyimpan Dokumen Ms. PowerPoint 2007

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila Anda akan menyimpan dokumen yang Anda buat, antara lain sebagai berikut.

1.         Apabila Anda menyimpan dokumen sebagai Ms. PowerPoint 2007, maka dokumen tersebut tidak dapat dibuka pada Ms. PowerPoint versi sebelumnya.

2.         Selalu menggunakan Save As untuk menyimpan dokumen, karena akan memudahkan memilih tipe penyimpanan, disesuaikan dengan Ms. PowerPoint yang digunakan dan kebutuhan lainnya.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyimpan dokumen, antara lain:

1.         Klik logo/tombol Ms. Office yang ada pada sudut kiri atas lembar kerja, kemudian pilih Save As. Ms. Office Button >> Save As.

2.         PowerPoint Presentation, Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat sesuai dengan format Ms. PowerPoint 2007 (*.pptx).

3.         PowerPoint Show, Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat di mana jika Anda mengaktifkannya, maka akan terbuka sebagai tampilan Slide Show.

4.         PowerPoint 97-2003 Presentation, menyimpan copy dari presentasi yang Anda buat dengan format yang dapat dibuka di PowerPoint 97-2003.

5.         Find Add-Ins for other file format, Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda buat dalam bentuk file (format) yang lain, misalkan pdf dan xps.

6.         Other Formats, membuka dialog box Save As untuk memilih dari semua tipe file format yang tersedia atau memungkinkan.

Program PowerPoint merupakan aplikasi komputer yang multi-media. Anda dapat mempercantik tampilan slide untuk presentasi dengan gambar, audio, video, atau animasi.

Berikut dijelaskan secara singkat tentang cara-cara menyisipkan multimedia ke dalam lembar presentasi.

1. Menyisipkan Gambar dalam Slide

Agar presentasi Anda tampil memukau, masukkanlah gambar ke dalam slide Anda. Proses pengambilan gambar atau file foto dapat diambil dari macam-macam sumber, misalnya dari Clip Art, CD atau Disket, AutoShapes, WordArt, Tabel, dan lain-lain.

a.        Menyisipkan gambar dari Clip Art

Caranya seperti berikut.

1) Klik menu Insert, kemudian pilih Picture.

2) Klik Clip Art, selanjutnya pilih dan klik Clip Organizer (untuk Windows XP).

3) Pilihlah dan klik double pada Office Colection.

4) Selanjutnya silakan Anda memilih salah satu koleksi, misalnya Academic.

5) Pilih dan klik salah satu gambar.

6) Klik Insert Clip untuk menyisipkan gambar ke dalam slide.

b.        Menyisipkan gambar dari file (Disket/Compact Disk (CD))

Cara untuk menyisipkan gambar dari file adalah sebagai berikut.

1) Klik menu bar Insert, kemudian pilih Picture.

2) Klik From File.

3) Selanjutnya akan muncul kotak dialog Insert Picture, seperti tampilan di bawah ini.

4) Carilah lokasi tempat gambar berada pada Look in.

5) Pilih salah satu gambar.

6) Klik Insert untuk menyisipkan gambar ke dalam slide.

7) Selanjutnya, kursor mouse akan berbentuk tanda +.

8) Tekan dan drag/tarik kursor mouse pada tempat yang dikehendaki.

9) Lepaskan tekanan pada mouse jika penempatan gambar telah sesuai.

c. Menyisipkan gambar dari AutoShape

Cara menyisipkan Autoshapes seperti berikut.

1) Klik menu bar Insert, kemudian pilih Picture.

2) Klik AutoShape.

3) Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog AutoShape yang berisi jenis-jenis Autoshapes sebagai berikut.

2. Menyisipkan Objek Audio dan Video pada Presentasi

Agar presentasi yang ditampilkan menjadi lebih hidup, pada slide-slide dapat kita masukkan objek berupa audio dan bahkan video, sehingga presentasi lebih dapat jelas dan bermakna. Untuk lebih jelasnya, simaklah uraian berikut ini.

a. Menambahkan Audio (Suara)

Audio di sini dapat berupa iringan musik maupun audio pada saat pergantian teks atau slide. Cara untuk menyisipkan suara pada slide adalah sebagai berikut.

1) Buka slide yang akan disisipi suara.

2) Klik menu Insert.

3) Klik pada pilihan Movies and Sound, kemudian pilih Sound From File.

b. Menyisipkan Video pada Slide

Agar presentasi yang akan ditampilkan lebih meyakinkan dapat disisipi video dari kejadian nyata. Langkahnya adalah sebagai berikut.

1) Aktifkan slide yang akan disisipi suara.

2) Pilih dan klik menu Insert.

3) Klik pada pilihan Movies and Sound, kemudian pilih Movie From File atau Movie From Clip Organizer, maka di layar muncul tampilan pilihan movie yang akan dimasukkan ke dalam slide

4) Pilih movie dan lakukan preview.

3. Memasukkan Efek Animasi

Animasi adalah pemberian efek suara, gerak, serta pergantian pada teks atau gambar yang akan ditampilkan ke dalam layar. Tujuan pemberian animasi ini adalah agar presentasi yang dibuat tampak hidup, atraktif, dan menarik.

Langkah yang harus dilakukan untuk memberi efek objek pada slide.

1. Klik objek atau gambar yang akan diberikan efek tersebut.

2. Klik menu Slide Show.

3. Pilih menu Custom Animation, maka di layar akan muncul tampilan di bawah ini

4. Klik pada tombol Add Effect, selanjutnya pilihlah salah satu effect yang diinginkan.

5. Klik OK untuk menutup kotak dialog tersebut.

6. Lakukan hingga seluruh objek sudah diberi effect.